これで作業もぐっと楽になる!知っててよかったテクニック

ショートカットキーでマウスいらず

表計算ソフトの中でも使い勝手のいいのがエクセルです。データを入力したり、数式を入力したりすることがあります。入力のメインはキーボードですが、とっとした作業をするときにマウスを使うことがあります。マウスを使うときは、キーボードから手を離さないといけないので、入力のリズムが落ちてしまうことがあります。それを防ぐためのテクニックとしてショートカットキーがあります。これらを使えばマウスで行うことの一部をキーボードで行えます。

決まったデータを入力したい場合

受注データ、売上データなどを入力するとき、顧客名を入力することがあります。これらのデータは、将来的には集計で使うことがあり、必ず同じ様に入力しないといけません。でも、全角や半角、小文字大文字などが混ざると、同じデータなのに違うデータと認識されることがあります。それを防ぐ方法として入力規制があります。特定のデータに登録されているものからしか入力できない方法です。これであればそこから選択をして入力するので、形式が変わることはありません。

TABキーを使って行を移動する

エクセルを使ってデータを入力するとき、エンターキーでセルへの登録を行います。この後にどのセルに移動するかはあらかじめ決めておけます。右に行くか、下に行くかです。入力するデータの性質に合わせて登録しておくとよいでしょう。通常は右にどんどん移動するが、下に行くときに左端に移動したい場合があります。この時はエンターキーではなくTABキーを使います。これによって、下の行の前行で入力し始めた列まで戻ってくれます。カーソルで移動する必要がありません。

エクセルを習得すると業務のレベルをさらに上げることができますが、エクセルの技能を習得するにはエクセルの講座を受けると良いでしょう。